「添付を忘れました」のあと、自分に何と言おう

メールを書き終えて送信を押す。その瞬間に、デスクトップの隅の、添付するはずだったファイルが目に入る。「あっ」と声が出るのは、たいてい指を離した直後です。先生に送ったレポートでも、仕事先に送った見積もりでも、こちらの頭の中ではもう反省会が始まっています。

急いで取り戻そうとすると、二通目も本文から書きたくなる。こんな日は、まずファイルを添付して、中身をそっと確かめてみましょう。自分を責める言葉は、ひとまず脇に置いて。

同僚だったら、どんな声をかける？

隣の人が「ああ、添付を忘れた」と言ったら、なんと答えるでしょう。「今気づいてよかったよ。送り直そうか」。友だちにはそう言えるのに、自分にはつい厳しくしてしまう。そんなこともありますよね。

心理学者クリスティン・ネフが紹介する練習には、困っている友人にかける言葉や声の調子を思い浮かべ、自分に向けるものと比べる方法があります。ここで借りたいのは、その声の調子です。「添付を忘れた。今なら送り直せる」。起きたことが伝わるくらいの、小さな声で十分です。Self-Compassion Institute の練習（英語）

たとえば二通目は、「先ほどのメールで資料の添付が漏れておりました。こちらに添付いたします。お手数をおかけしました」。先ほどのメールの件名と送信先を確かめ、資料を添えて送り直します。最後にもう一度、添付欄に相手の探している資料の名前があるか見てみましょう。それで片付く間違いも、仕事にはたくさんあります。

付箋を一枚だけ使うなら

同じ場面に備えるなら、次の送信前に目に入る場所へ「添付、開いた？」の一枚を。モニターの端がすでに付箋でいっぱいなら、新しい色を増やすより、メールの下書きの一行目に仮の確認欄を置いて、最後に消す方法もあります。

紙に「宛先・添付・日付」と書いて、一日置いてみます。次に送るときに自然と目に入るか、内容を読めるか。それを確かめてから、繰り返し使う形を考えてみましょう。

毎回忘れるのか、今回だけだったのかを分ける

一度の添付忘れなら、今ある紙に確認する順番を書いて終えてもよいでしょう。道具を買う前に、メールソフトの添付忘れ通知など、すでに使える設定があるかを確認する方法もあります。通知が出る条件はソフトによって違うので、通知だけに任せず、送るファイルを開いて確かめる習慣も一緒に。

毎日同じ項目を確かめたいなら、消して書き直せるボードや、繰り返し使うチェック表が候補です。ボードは必要な項目が読める広さと、消す道具や専用ペンを置く場所まで見て選びます。作業ごとに項目が変わる人は、紙の付箋や下書き欄のほうが直しやすいかもしれません。

付箋を増やしても見なくなったら、目印が足りないのではなく、多すぎることもあります。次の一回に必要な一枚だけを残す。それで困らなければ、道具を増やさず続けられます。質問のためのメモと、送信前の確認は、書く場所を分けてもよさそうです。

二通目を送ったら、席を立ってコップを洗ってもいい。今日のメールにはもう添付がついています。さっきの自分に、何度も送り直させなくていいのです。

あなたの心が軽くなりますように。